¿Cuándo se entrega la escritura original?

La escritura original se entrega después del registro, no el día de la firma. El día que firma en la notaría usted sale con una copia; la primera copia auténtica con la constancia de registro se recoge en la notaría una vez la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos devuelve el documento inscrito.

Es la confusión más común en una compraventa: la gente asume que al salir de la notaría ya tiene "la escritura". Lo que tiene es el instrumento firmado y autorizado, que todavía no está inscrito. En Colombia la propiedad se transfiere con escritura pública ante notario y el registro posterior; sin ese registro, la venta no le es oponible a terceros.

¿Qué pasa entre la firma y la entrega de la escritura?

El orden es siempre el mismo:

1. Firma de las partes. Comprador, vendedor y, si hay crédito, el banco firman la escritura ante el notario. Ese mismo día el notario practica la retención en la fuente por la venta.
2. Autorización del notario. El notario cierra el instrumento, le asigna número y fecha, y produce las copias.
3. Pago de boleta fiscal y derechos de registro. Se liquidan beneficencia y registro antes de radicar. Los gastos de registro corresponden normalmente al comprador; los de escrituración se reparten entre las partes según lo pactado.
4. Radicación en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Puede llevarla la notaría o la parte interesada, según el municipio.
5. Inscripción y devolución. Registro inscribe la anotación nueva en el folio de matrícula y devuelve el documento sellado.
6. Entrega. La notaría llama a recoger la primera copia con destino al comprador, ya con el sello de registro.

El cierre completo de una compraventa, desde que se acuerda el negocio hasta este último paso, toma normalmente entre 30 y 45 días.

¿Quién se queda con el original?

Nadie. El original, llamado protocolo o matriz, nunca sale de la notaría: queda archivado allí de forma permanente, firmado por las partes y por el notario. Lo que circula son copias auténticas expedidas por esa misma notaría.

De esas copias, una se expide con destino a la Oficina de Registro (la que se radica) y otra, la primera copia auténtica, se entrega al comprador. Esa es, en la práctica, "la escritura" que la gente guarda en casa. Si la pierde, no hay drama: vuelve a la notaría donde se firmó, pide una copia auténtica y se la expiden las veces que necesite, porque la matriz sigue allí.

Para el vendedor también hay una copia, normalmente simple, que sirve de constancia de la operación y para efectos tributarios. Recuerde que la ganancia ocasional por la venta de un inmueble se liquida al 15 por ciento cuando se tuvo el bien dos años o más.

¿Cómo confirmo que ya quedó registrada?

No espere la llamada de la notaría para verificarlo. Pida un certificado de tradición y libertad con el número de matrícula inmobiliaria: ahí aparece el propietario inscrito, las hipotecas, embargos y afectaciones vigentes. Si la última anotación ya dice compraventa a su nombre, el registro se surtió, aunque el papel físico todavía esté en la notaría.

Ese certificado es el documento que manda. La copia de la escritura prueba el acto; el certificado prueba que el acto quedó inscrito en el folio. Cuando los dos coinciden, el trámite terminó.

¿Qué puede retrasar la entrega?

• Nota devolutiva de Registro. Si hay un error en linderos, en nombres, en cédulas o falta un documento soporte, la Oficina devuelve el instrumento sin inscribir. Toca corregir en la notaría, a veces con escritura aclaratoria, y volver a radicar.
• Afectaciones no levantadas. Una afectación a vivienda familiar o un patrimonio de familia restringen la venta y deben levantarse antes de transferir. Si llegaron hasta la firma sin resolverse, el registro se frena.
• Paz y salvos pendientes. En propiedad horizontal, el paz y salvo de administración es requisito habitual para escriturar. Lo mismo ocurre con el predial, cuyo impuesto va del 0,3 al 1,2 por ciento del avalúo catastral según el municipio.
• Liquidación incompleta de derechos. Los gastos de cierre del comprador rondan el 2 por ciento del precio (notaría 0,27 por ciento, registro 0,67 por ciento y beneficencia 1 por ciento), más honorarios del abogado. Si un rubro quedó mal liquidado, el expediente no avanza.

La mejor defensa contra todo esto es el estudio de títulos antes de firmar: la revisión jurídica que se hace sobre el certificado de tradición y los antecedentes del inmueble, precisamente para que nada aparezca cuando ya es tarde.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días tardan en entregarme la escritura después de firmar?

Depende de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. El cierre completo de una compraventa, desde que se acuerda el negocio hasta la entrega de la copia registrada, toma normalmente entre 30 y 45 días.

¿La escritura original se la queda el comprador?

No. El original, llamado protocolo o matriz, queda archivado de forma permanente en la notaría donde se firmó. El comprador recibe una primera copia auténtica con la constancia de registro.

¿Puedo pedir otra copia si pierdo la escritura?

Sí. Vuelva a la notaría donde se firmó y solicite una copia auténtica. Como la matriz permanece archivada allí, se la pueden expedir las veces que la necesite, pagando los derechos notariales.

¿Cómo sé si mi escritura ya quedó registrada?

Pida un certificado de tradición y libertad con el número de matrícula inmobiliaria. Si la última anotación registra la compraventa a su nombre, el registro ya se surtió, aunque el documento físico siga en la notaría.

¿Qué pasa si Registro devuelve la escritura?

Se emite una nota devolutiva y el instrumento no se inscribe. Causas típicas: errores en linderos o cédulas, afectaciones no levantadas, paz y salvos pendientes o derechos mal liquidados. Se corrige en la notaría y se radica de nuevo.

Mike Zapata

Corredor inmobiliario, Mike Zapata Real Estate · Corredor inmobiliario, Guatapé y Oriente antioqueño. Especializado en Guatapé y El Peñol, Antioquia, Colombia. Fundador de Mike Zapata Real Estate y autor de las guías de los portales Guatapé Properties y Guatapé Finca Raíz.

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